Mendefiniskan Kebutuhan (Perancangan Basis Data)

Mendefinisikan Kebutuhan (Requirements definition) adalah proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan data yang dibutuhkan oleh user dalam sebuah database untuk memenuhi kebutuhan informasi saat ini dan masa yang akan datang.

2 Jenis informasi yang harus diperhatikan: 

a. Informasi yang menjelaskan struktur data, seperti entitas, atribut, dan relasi. Informasi ini biasanya dinyatakan dalam bentuk grafik seperti entity-relationship diagrams (E-RD).

b. Informasi yang menggambarkan aturan atau batasan yang  dapat menjaga integritas data. Biasanya disebut aturan bisnis (business rules), batasan-batasan ini harus di tuangkan dalam data dictionary/directory (atau repository) suatu organisasi.

Component data harus dipahami sebelum mengumpulkan informasi selama definisikan kebutuhan.

Langkah-Langkah Dalam Mendefinisikan Kebutuhan 

1. Mendefinisikan Lingkup Database

• Team harus meninjau ulang rencana SI pada organisasi sebelum melakukan definisi kebutuhan. 
• Rencana meliputi tabel bisnis, suatu model informasi perusahaan, dan prioritas database dan implementasi merencanakan. 
• Rencana ini harus digunakan sebagai suatu keseluruhan kerangka untuk mendisain database.

2. Memilih Metodologi

• Memilih metodologi dan CASE Tools --> yang sesuai adalah hal yang Esensial. 
• Metodologi memberikan prosedur standar dan format pengumpulan data yang dibutuhkan untuk mengelola pengumpulan metadata pada disiplin tertentu.
• CASE tools memberikan dukungan berbasis komputer untuk membangun sebuah repository dari metadata dan membuat tampilan yang terstruktur dari metadata tersebut. Dan CASE tools yang digunakan selama Mendefinisikan Kebutuhan harus sesuai dengan CASE tools yang digunakan selama perencanaan database

3. Mengidentifikasi Pandangan User (User Views)

• Pengumpulan data biasanya fokus pada pandangan user terhadap data.
• Pandangan user (User View) adalah sekumpulan data yang diperlukan oleh user tertentu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan
• Kita mengidentifikasi user views dengan meninjau ulang tugas (tasks) yang dilakukan atau keputusan yang dibuat oleh user dan dengan meninjau ulang data yang diperlukan untuk tugas-tugas dan keputusan tersebut.
• Laporan, file, form, dokumen, dan tampilan (display) yang ada (baik input maupun output) merupakan sumber informasi yang penting tentang user views, dan analyst harus mengumpulkan contoh salinan dari data yang digunakan untuk mendukung keputusan.
• Merupakan hal yang penting untuk mengantisipasi kebutuhan akan data di masa depan jika memungkinkan.

4. Model Data Struktur

• Tahapan ini membutuhkan struktur yang konsisten pada setiap user views yang telah diidentifikasikan pada tahapan sebelumnya. 
• Pada sesi sebelumnya, kita menggunakan ER Diagram untuk membuatan model data structure. Memodelkan user views dalam bentuk ER-D memerlukan: entitas, relasi (relationship), atribut, candidate keys, Primary Key dan descriptor yang relevan untuk setiap pandangan user yang kita identifikasikan.   

5. Model Database Constraints

• Selama tahapan mendefinisikan kebutuhan, database analyst juga harus mengidentifikasi basic constraints yang menjaga integritas database.
• Batasan-batasan ini : domains, referential integrity dan aturan bisnis lainnya. Batasan ini seharusnya disimpan dalam data dictionary (atau repository), dengan menggunakan CASE tools yang tersedia.

6. Mengidentifikasi Kebutuhan Operasional

• Seorang analyst juga harus mengumpulkan informasi yang berkenaan dengan kebutuhan operasional user akan data.
• Tahapan ini meliputi kebutuhan untuk masing-masing area berikut:
1. Keamanan (Security). 
2. Waktu Respon (Response times).
3. Backup and Recovery. 
4. Dokumentasi (Archiving). 
5. Prediksi Perkembangan (Growth Projections) Database. 

Untuk mendonwnload materi lengkapnya, termasuk materi mendefinisikan kebutuhan pada artikel ini, silahkan baca dan download tulisan saya sebelumnya: perancangan basis data - modul download lengkap